05-12-2015-secretarias-dia

Noticentral indagó las percepciones y opiniones de distitntos integrantes de la Universidad frente al oficio que desempeñan los secretarios y secretarias, quienes también nos contaron sobre los retos que implica esta labor.

La palabra “secretario” proviene del bajo latín secretarius, término que a su vez se deriva del latín clásico secretum, es decir, ‘secreto’. Según el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE), un secretario (o secretaria) es la “persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle” o la “persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación”. Estas definiciones reflejan muy bien la importantísima función de quienes desempeñan este oficio: por una parte, manejar con discreción la información (muchas veces de carácter confidencial) que les confían sus superiores inmediatos; y por la otra, ser la “memoria” de sus respectivas oficinas y actuar como enlace entre estas, las demás dependencias de la Universidad y otras organizaciones.

Si se observa desde la perspectiva de la equidad de género, este resulta ser un cargo particular. Quizás es el único que, en la mayoría de los manuales de funciones, figura en femenino (secretaria). Esta curiosa exclusión también se observa en la denominación del Día de la Secretaria, que se celebra el 26 de abril de cada año. Sin embargo, los prejuicios y las barreras han ido derribándose paulatinamente, de modo que cada vez más hombres ocupan este vital cargo con la misma eficiencia y buen sentido que las mujeres.

A propósito de la conmemoración del Día de la Secretaria, Noticentral quiso rendir un merecido reconocimiento a las mujeres y los hombres que ejercen este cargo en nuestra Universidad. Para ello, preparó un cuestionario para quienes desempeñan las funciones secretariales en la Universidad y sus jefes, a fin de indagar sus percepciones y opiniones sobre este oficio.

Lo que opinan los jefes…

A continuación reproducimos las respuestas de algunos directivos de la Universidad a tres preguntas:

  1. ¿Por qué es importante la labor secretarial para la Universidad?
  2. ¿Qué cualidades deben reunir quienes ejercen este cargo?
  3. ¿Cómo motivar a quienes ejercen los cargos secretariales para que desempeñen sus funciones de la mejor manera posible?

Rafael Santos, rector

1. Esto se ha dicho muchas veces, pero la palabra "secretaria" viene de "secreto". En verdad, uno deposita casi toda su vida (tanto la privada como la pública) en las manos de la secretaria, no solo porque sabe guardar los secretos, sino porque uno puede hacer su trabajo mucho mejor si cuenta con una secretaria trabajadora, honrada y dedicada. Las secretarias se vuelven indispensables y no hay cómo agradecerles que se lo aguanten a uno tantos años, con tantos momentos complicados y de tensión. Sin duda, el hecho de contar con una secretaria confiable hace la vida más fácil y agradable.

2. Creo que una buena secretaria debe ser recursiva y preguntar mucho para no equivocase. También es indispensable que sea absolutamente honrada y muy responsable. Debe saber "defenderse" en el manejo del idioma y poseer buena memoria; si no la tiene, debe recurrir a un mecanismo que le ayude a recordar, pues a los jefes las cosas se nos olvidan permanentemente porque estamos ocupados en infinidad de asuntos. Por último, ha de tener capacidad de aguante y flexibilidad para que entienda a su jefe en los momentos buenos, regulares y malos; esto no significa que deba aguantarse cualquier cosa.

3. Creo que las organizaciones (y en especial las que son muy complejas, como la Universidad Central) deben ofrecer a las secretarias la posibilidad de crecer, de formarse, de llenar los vacíos que tengan en su desempeño. Para eso, tanto el jefe como la secretaria deben usan una herramienta clave: la evaluación. Invitaría a todos los jefes que hay en la Universidad a que dediquen un tiempo a evaluar el trabajo de sus secretarias, pues ellas tienen derecho a saber cómo están haciendo las cosas. La idea es poder trazar una hoja de ruta que les permita avanzar en aquellas áreas que el jefe considera que deben mejorarse; en este camino, la Universidad tiene que asumir un papel mucho más protagónico, a fin de ofrecer a las secretarias oportunidades para mejorar su desempeño.

Nelson Gnecco, vicerrector administrativo y financiero

1. La importancia de la secretaria para la Universidad radica en que es la "mitad" del jefe, pues ella es la memoria permanente de lo que debe ser la ejecución en una oficina. De ella dependen muchas cosas: el buen trato a las personas, el que se responda bien al teléfono... Fundamentalmente, contribuye proyectando una buena imagen y haciendo su trabajo con eficiencia.

2. En síntesis, mencionaría tres cualidades esenciales en una secretaria: sinceridad, es decir, debe ser muy clara en todo lo que dice y hace; cumplimiento en las tareas que se le encomienden, y eficiencia, para que esas tareas se lleven a cabo con rapidez y calidad.

3. La motivación debe basarse en el reconocimiento a su trabajo, que debe partir de las evaluaciones. En estas debe haber claridad, precisión y sinceridad absolutas, tanto de parte de la secretaria como del jefe. Indudablemente, este también debe destacar sus méritos.

Fernando Chaparro, vicerrector académico

1. En la Universidad ellas se encargan desde la conservación de los archivos de la oficina hasta del seguimiento de actividades tanto internas como externas, pues interactuamos con universidades e instituciones del Gobierno Nacional y local; por tanto, las relaciones públicas también son una dimensión importante de sus funciones, ya que en cierta forma la imagen de la Institución pasa por sus manos y su buen accionar. 

2. Yo creo que hay tres grandes dimensiones. La primera tiene que ver con las competencias propias de su labor, que abarcan desde el manejo de los archivos en la oficina, hasta los procedimientos administrativos. Una segunda y muy importante, es la buena capacidad de de relacionamiento, porque la secretaria maneja gran parte de las relaciones, tanto internas como externas. La tercera dimensión es la de las relaciones interpersonales, la secretaria no solo tiene que conocer a las personas, sino contar con una buena capacidad de relacionamiento.

3. La motivación incluye varios elementos. El primero de ellos (que es un incentivo y al mismo tiempo un desafío) consiste en delegarles responsabilidades. Saber delegar correctamente es un factor que contribuye al buen funcionamiento de una oficina. En segundo lugar, se le debe hacer un importante reconocimiento por sus aportes. Y por último, creo que es necesario preocuparse por la persona y no solo por interactuar con ella desde el punto de vista organizacional.

Fabio Raúl Trompa, secretario general

1. Las tecnologías de la comunicación han transformado la labor secretarial en una función mucho más asistencial, esto es, de asesoramiento, desarrollo y organización de la documentación. Dado que la Universidad busca digitalizar toda su información a fin de eliminar el uso del papel, lo que va a cambiar por completo la función que cumple la secretaria.

2. Es importante la preparación en el uso de las tecnologías de la información que se utilizan en las dependencias para mejorar la comunicación entre estas y también con entidades externas. Podemos decir que las secretarias de hoy deben ser excelentes comunicadoras en todo el sentido de la palabra.

3. La motivación está asociada a muchos factores. El primero es el salario, que la gente suele tener como parámetro básico; sin embargo, en los últimos años ha surgido un concepto nuevo: el “salario emocional”, relacionado con el bienestar de la persona en la organización, es decir, con las acciones de planificación del trabajo tendientes a evitar las excesivas cargas laborales que hoy por hoy ya no tienen sentido. La idea es trabajar menos y producir más, de modo que las personas no estén sujetas a jornadas agotadoras y dispongan del tiempo suficiente para estudiar y compartir con su familia.

María del Rosario Ortiz, coordinadora de protocolo

1. El secretario o la secretaria es la columna vertebral de una oficina. Sus funciones tienen que ver con la organización, así como con la ejecución de todas las labores que se desarrollan en ella. Sin su trabajo esto no sería posible, pues no se contaría con la memoria de lo que se ha hecho.

2. Obviamente, debe ser una persona organizada, debe tener voluntad de servicio y debe mostrar cumplimiento, no solamente en lo que se refiere a sus labores, sino en sus horarios.

3. El secretario o la secretaria debe tener siempre dos clases de motivación: una de tipo laboral y otra de tipo personal. Si su labor está bien hecha, es necesario exaltar esa labor y agradecer su colaboración.

La coordinadora de protocolo tiene un secretario. Aun cuando reconoce que con una secretaria tendría mayor confianza (pues a su juicio el hombre es más reservado), no cree que el género afecte el trabajo en absoluto.

Myriam León Guevara, directora del Departamento de Servicios Administrativos

1. Las secretarias son el talento humano más importante que tiene toda organización. La Universidad Central no es la excepción, pues a pesar de todas las herramientas tecnológicas con las que cuente, sin las secretarias sería muy difícil de gestionar.

2. Ser amable, respetuosa y responsable. También muy discreta y prudente.

3. La motivación se logra no solo con un salario, sino también con un buen tratamiento y con el respeto. Así, la secretaria podrá confiar en su jefe y viceversa.

Yolanda Vela Flórez, directora del Departamento de Recursos Humanos

1. Para la Universidad, la labor de las secretarias reviste una gran importancia. Ellas actúan como las embajadoras de sus respectivas áreas y de la propia Institución, pues son el contacto directo para quienes requieren información; por tanto, deben conocer muy profundamente su labor, con el fin de ofrecer una orientación satisfactoria a quienes acuden a solicitar los servicios del área.

2. Una buena secretaria debe suministrar información completa, veraz y oportuna. Así mismo, debe ser amable y tener una clara disposición para resolver las dificultades de quienes soliciten su ayuda. Es decir, debe ser capaz de “ponerse en los zapatos” de la otra persona, para ofrecerle un servicio totalmente satisfactorio.

3. Dada la importancia de sus funciones, la secretaria debe recibir una capacitación adecuada para que su trabajo sea de calidad. Es necesario estimular el desarrollo de las habilidades y fortalezas concretas de la persona, y no solo de aquellas áreas que determine el jefe. Pienso que si se logra un equilibrio entre los requerimientos del trabajo y las necesidades y expectativas de la persona, su labor será más efectiva y tendrá una mayor motivación para realizarlo.

Óscar Herrera, decano de la Facultad de Ingeniería

1. La labor de las secretarias es fundamental. En primer lugar porque son la fuente primaria de la información; en efecto, si cualquier integrante de la comunidad académica (sea profesor o estudiante) tiene alguna dificultad, la primera persona a quien se dirigirá es una secretaria en el 90 % de los casos. Por otra parte, las secretarias son fuente de confianza, ya que contribuyen a la armonía en las relaciones interpersonales y el ambiente de trabajo.

2. Pienso que debe manejar lo mejor posible las herramientas informáticas, internet y el correo electrónico. El conocimiento del inglés también es cada día más importante, así como el manejo de las relaciones interpersonales y la atención al usuario.

3. Creo que en la motivación influyen muchos factores. En primer lugar, deben ser partícipes de lo que sucede, ya sea que se trate de los procesos de registro calificado, del proceso de acreditación o de las visitas de pares. Por otro lado, pienso que se debe trabajar fuertemente en su capacitación, pues hace que su trabajo sea más eficiente y que alcancen mejores niveles de desempeño.

Blanca Giral, coordinadora de auditorios

1. Me parece importante el apoyo que recibimos del secretario, en nuestro caso. Por ello debe ser una persona leal, a quien se puedan confiar detalles que solo se deben manejar dentro del Departamento.

2. Las cualidades que debe tener son el respeto, la transparencia y el compromiso.

3. Creo que se les debe motivar con un buen trato, respeto y resaltando su labor.

Irene Quintana, directora del Departamento de Contabilidad

1. Son un apoyo fundamental. Sandrita, mi secretaria, además de cumplir de manera eficiente con las funciones de correspondencia y telefonía, me ayuda a coordinar la logística de las actividades del Departamento. Ella me colabora con el control de aspectos como los permisos, el cumplimiento de citas y compromisos, y la integración del equipo de trabajo; en fin, muchas cosas fluyen gracias a que ella está pendiente de cada detalle.

2. Considero que la confianza y la buena actitud son fundamentales para este cargo. Deben estar acompañadas de amabilidad, servicio, prudencia, organización y el deseo de hacer las cosas bien siempre. En este sentido, Sandrita es una persona con una presencia pulcra, que actúa con discreción y tiene una actitud positiva que incide de manera benéfica en sus compañeros de trabajo. Siempre está dispuesta a colaborar con todas las personas y las atiende con una sonrisa.

3. Institucionalmente, existen algunos elementos que pueden incidir en la motivación, tales como generar oportunidades de crecimiento educativo mediante el otorgamiento de becas en la Universidad, y llevar a cabo capacitaciones que permitan la permanente actualización en los aspectos propios del cargo, tales como sistemas ofimáticos, inglés, Excel, redacción, ortografía, archivo, imagen y presentación personal. 

Esto dicen las secretarias y los secretarios…

También entrevistamos a algunas personas que desempeñan cargos secretariales en la Universidad, quienes respondieron el siguiente cuestionario:

1. ¿Qué cualidades considera que se requieren para ejercer este cargo?

2. ¿Qué cambios ha experimentado esta ocupación en los últimos años?

3. ¿Cómo se imagina esta ocupación en el futuro?

4. ¿Qué enseñanzas ha obtenido en desempeño de su cargo?

5. A su juicio, ¿qué tipo de capacitación se requiere para ejercer este cargo de manera cada vez más eficiente? 

María Cristina Chaparro Benavides, secretaria de Rectoría
(Un año y cuatro meses de vinculación con la Universidad)

1. En primer lugar se requiere discreción. También debe ser muy responsable, saber atender al público, ser muy cordial y ayudar a la gente en todo lo que pueda.

2. Vengo de trabajar desde hace mucho tiempo con el doctor Rafael Santos en el periódico El Tiempo. Sin embargo, el cambio que he experimentado desde hace un año y cuatro meses es muy grande, ya que aquí el trabajo es diferente. Por fortuna, la Universidad me ha facilitado excelentes herramientas para el buen desempeño de mis funciones.

3. Creo que, en el futuro, el cargo de secretaria tenderá a desaparecer. Con la tecnología, las máquinas podrán reemplazar a las secretarias. Es triste, pero ya se está viendo que muchos cargos son reemplazados por un aparato, como sucede, por ejemplo, en muchos parqueaderos.

4. Al desempeñar este cargo he aprendido a ser responsable y cumplida en mi trabajo. También he aprendido a conocer los gustos de jefe en lo que se refiere a su alimentación y a la atención a las personas. Todas estas experiencias también las comparto con mi familia y con mis amistades.

5. Creo que en muchas empresas ya no tienen en cuenta a las secretarias y no les ofrecen capacitaciones. Es conveniente capacitarnos en nuevos programas, ortografía y redacción, así como en las habilidades que se necesitan para enriquecer nuestro trabajo.

Bárbara Patricia Sánchez, secretaria de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
(28 años de vinculación con la Universidad)

1. Primero que todo, en este cargo se requiere amor por lo que uno hace. También se necesita paciencia, discreción y actitud de servicio.

2. El oficio de la secretaria ha cambiado mucho. Antes su principal herramienta era la máquina de escribir, y si se cometía un error, se tenía que repetir el trabajo. Hoy con los computadores y los programas informáticos la labor de la secretaria se ha facilitado.

3. Creo que en futuro contaremos con muchas más herramientas tecnológicas que facilitarán el desempeño de nuestras funciones.

4. He aprendido mucho en cuanto al manejo del computador y de programas como Word y Excel. El trabajo también me ha enriquecido personalmente en relación con el trato hacia las demás personas y el manejo de las relaciones públicas. Por otra parte, mi jefe me ha enseñado muchísimo y cada día es un completo aprendizaje.

5. Es necesario actualizarse en normas y en nuevas tecnologías de la información. De igual forma, se debe recibir capacitación continua en redacción. También es fundamental aprender inglés, ya que muchos asuntos se manejan en esa lengua.

Yolima Hortúa Sánchez, secretaria de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
(Está a punto de cumplir 20 años con la Universidad. Siempre ha trabajado en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

1. Para una secretaria es fundamental la buena actitud. También debe demostrar disposición de servicio, ser diligente y ofrecer siempre un trato amable al jefe, a sus compañeros y a los visitantes.

2. Los principales cambios se han dado por el desarrollo tecnológico. Los avances en la comunicación y las herramientas que facilitan el control y el orden de la información.

3. Considero que en la actualidad nuestro cargo se ha ido proyectando como de gran importancia, que no solo requiere las funciones diarias secretariales sino que además nos exige capacitación en otras áreas para brindar un mayor apoyo.

4. Personalmente, creo que lo más importante es querer el trabajo. Gracias a Dios y a mi trabajo, he logrado una estabilidad para mí y para mi hogar. También he aprendido a hacer lo mejor posible mis funciones y a trabajar en equipo.

5. Siempre es necesario actualizarse en áreas como la informática, la redacción y en la utilización de herramientas que faciliten el desarrollo de nuestra función. También sería importante aprender otros idiomas.

Maribel Grisales Blanco, secretaria de la Vicerrectoría Académica 
(22 años con la Universidad)

1. En este cargo se requieren cualidades humanas, intelectuales, morales y sociales.

2. Las funciones de la secretaria han ido evolucionando debido, principalmente, a los cambios en la tecnología.

3. Creo que en el futuro la secretaria deberá realizar tareas más creativas. En todo caso, debemos capacitarnos constantemente para poder innovar.

4. He aprendido cualidades como discreción, puntualidad, paciencia, organización, lealtad, tacto y responsabilidad.

Sandra Marcela Quiroga, secretaria de Secretaría General
(7 años con la Universidad)

1. Ante todo, la discreción, ya que las secretarias manejan muchos documentos confidenciales. Otro aspecto importante es la buena comunicación con el jefe y con las personas que atiende día a día.

2. Anteriormente la máquina de escribir era un elemento fundamental para las secretarias. Gracias a los avances tecnológicos, el computador revolucionó su labor, pues facilita el desarrollo de muchas tareas. Por otra parte, la experiencia me ha enriquecido, por lo que hoy puedo desempeñar mis funciones de una mejor manera.

3. Creo que las secretarias desempeñaremos nuestras funciones con mayor prontitud y agilidad gracias a ayudas tecnológicas como el escáner y a herramientas como el correo electrónico.

4. Todos los días aprendemos algo nuevo. He aprendido a ser perseverante, a hacer las cosas bien y a tener una buena relación con las personas que me rodean. Todo esto es vital para mi formación personal y profesional.

5. Considero que las herramientas informáticas facilitan nuestro trabajo; sin embargo, por desconocimiento no se aprovecha el ciento por ciento de sus funciones. Por ello, es importante actualizarse constantemente en programas como Microsoft Office (en especial Excel y Word) y otros, para sacarles el máximo provecho y mejorar nuestro desempeño.

Claudia Cecilia Jiménez, secretaria de Secretaría General 
(6 años con la Secretaría General)

1. Se necesita responsabilidad, eficiencia, eficacia, sentido de pertenencia y discreción.

2. La tecnología ha desempeñado un papel muy importante en la evolución de las funciones de todos los cargos, entre ellas las de las secretarias.

3. Considero que en el futuro la secretaria desempeñará sus funciones de manera más virtual y tendrá poca comunicación directa con otras personas.

4. Es un aprendizaje diario, enfocado en el deber ser, en el quehacer y en lo que la organización espera de uno.

5. Es necesario actualizarse en las TIC. Sin embargo, más allá de las capacitaciones, debemos aprender a ser más proactivos y eficientes, en lugar de ser reactivos.

Carlos Gómez, secretario de la Coordinación de Protocolo
(Vinculado a la Universidad desde noviembre de 2014)

1. Las personas que ejercen este cargo deben ser ordenadas, responsables, cumplidas y, sobre todo, respetuosas.

2. En la actualidad existen muchas aplicaciones o medios tecnológicos que facilitan las actividades de este cargo y mejoran su calidad.

3. Las labores continuarán sistematizándose y la tecnología ayudará a que día tras día el trabajo sea más eficiente y de mejor calidad.

4. En este cargo todos los días se aprende algo nuevo de las personas con las que tenemos contacto como resultado de las labores de atención al cliente. También me ha permitido mantenerme actualizado en las innovaciones de los programas informáticos.

5. Considero fundamentales dos tipos de capacitación: por una parte, en herramientas tecnológicas; y por la otra, en expresión oral y escrita, para facilitar la comunicación con las demás personas.

Aunque no es muy usual que un hombre se desempeñe como secretario, Carlos asegura sentirse muy bien en este cargo. “Es una oportunidad para mostrar que hoy en día existe equidad de género en todas las áreas. Esto nos demuestra que tanto los hombres como las mujeres pueden desempeñar cualquier cargo” afirma.

Sonia Castañeda Pardo, secretaria del Departamento de Servicios Administrativos
(29 años con la Universidad)

1. La secretaria debe querer su oficio y ser atenta con las demás personas. También debe saber comunicarse con claridad, lo que incluye buenos conocimientos de ortografía y redacción.

2. Anteriormente no contábamos con tantas herramientas y equipos tecnológicos como en la actualidad.

3. En el futuro, creo que se implementarán nuevos métodos de trabajo y casi todas las tareas se realizarán de forma virtual.

4. He aprendido muchísimo. Empecé trabajando con estudiantes y profesionales en posgrados y después con estudiantes de pregrado. En el Departamento de Servicios Administrativos he aprendido otras cosas, como manejar proveedores externos y llevar el control de inventarios. Me parecería muy interesante que se rote a las secretarias en distintas dependencias para que amplíen sus conocimientos.

5. Deben dictarse cursos y seminarios sobre las herramientas nuevas que van apareciendo, para desempeñar adecuadamente nuestras funciones.

Angélica Viviana Muñoz, secretaria del Departamento de Recursos Humanos
(2 años con la Universidad)

1. A mi modo de ver, una secretaria debe ser discreta, reservada y muy diligente.

2. En la actualidad, la secretaria ya no se ocupa solamente de las labores de la oficina, sino que también cumple funciones asistenciales.

3. Creo que en el futuro las secretarias tendrán un perfil más profesional, así que no se limitarán a realizar labores de oficina.

4. Aquí en la Universidad he aprendido mucho sobre aspectos relacionados con la nómina y con las demás dependencias a las que atendemos.

5. Pienso que se deben ofrecer capacitaciones sobre programas informáticos y bases de datos, pues pueden mejorar el desempeño de nuestras funciones.

Maryluz Casas Sanabria, secretaria de la Decanatura de la Facultad de Ingeniería
(20 años con la Universidad)

1. La secretaria debe ser discreta, responsable, puntual, paciente, proactiva, muy organizada y leal. También debe tener tacto, capacidad para adaptarse a los cambios y seguridad en las relaciones interpersonales.

2. Con la aparición de las herramientas tecnológicas, el trabajo de la secretaria ha evolucionado y se ha facilitado la realización de muchas tareas. Sin embargo, hemos tenido que adaptarnos a esas herramientas.

3. Considero que las secretarias siempre serán fundamentales en las organizaciones, ya que somos el apoyo fundamental para que nuestros jefes alcancen el éxito en su gestión. Para lograr este objetivo, debemos actualizarnos e ir a la par con los cambios que traen los adelantos tecnológicos.

4. He aprendido a conocer diferentes formas de ser. También he tenido oportunidad de capacitarme en diferentes programas, lo que me ha permitido mejorar cada día y hacer aportes positivos a la Facultad.

5. Pienso que es fundamental capacitarnos en asuntos como el servicio al cliente, herramientas tecnológicas, redacción y ortografía. El protocolo y las relaciones públicas también son factores importantes, ya que somos la imagen de la organización.

Miguel Alejandro Zapata, secretario de la Coordinación de Auditorios
(Cerca de año y medio colaborando con la Universidad)

1. Considero que un buen secretario debe contar con cualidades como puntualidad, discreción, lealtad, responsabilidad y organización.

2. Entre los cambios que este oficio ha experimentado en los últimos años, puede mencionarse el mayor número de hombres que lo desempeñan y las nuevas funciones que se le han ido asignando. Por mi parte, no siento ninguna incomodidad en este cargo por el hecho de ser hombre; creo que el equipo de trabajo ha influido bastante para que sea así.

3. Creo que, en el futuro, esta ocupación contará con tecnologías diferentes al computador; pero aun así, no creo que cambie mucho.

4. A mi modo de ver, se aprende más de la práctica que de la teoría. En mi caso, he aprendido muchos aspectos del área administrativa y de programas de Office como Excel y Word.

5. Considero que la capacitación que se requiere para estos cargos depende en gran medida del jefe o director de cada dependencia, ya que ellos son quienes evalúan nuestro desempeño.

Sandra Patricia Chimbí, secretaria del Departamento de Contabilidad
(22 años con la Universidad)

1. La principal cualidad de una secretaria debe ser el amor por su trabajo. Además, debe brindar un trato respetuoso a las personas que la rodean y darles la importancia que merecen. Entre otras cualidades, mencionaría las siguientes:

  • Procurar que la relación con su jefe se sustente en la confianza y el respeto.
  • Esforzarse por realizar con esmero todos los trabajos que se le encomienden, atendiendo a las instrucciones dadas.
  • Tratar de anticiparse a las necesidades del jefe y del equipo de trabajo.
  • Ser capaz de trabajar en equipo y cooperar con sus compañeros.

2. La profesión de secretaria ha experimentado una notable evolución. Cabe resaltar las tecnologías e implementos que hacen más práctico el trabajo, tales como los sistemas informáticos; los medios y sistemas de telecomunicación que han venido desarrollándose; y los equipos de oficina tales como escáneres, máquinas de fax, fotocopiadoras, módems, agendas electrónicas, etcétera.

3. En el futuro, la secretaria se convertirá en una asistente, por lo que estará en capacidad de ofrecer un apoyo total a las labores del jefe y las actividades de la organización. En este sentido, creo que se involucrará más en la gestión y los objetivos de la empresa; dominará las nuevas tecnologías y el inglés, tanto hablado como escrito; y tendrá mayor autonomía para tomar decisiones.

4. Las enseñanzas que me ha dejado el cargo son muchísimas. Es una vida llena de buenas experiencias y conocimientos. En el área profesional, he aprendido técnicas de archivo y correspondencia, habilidades de atención al público, procesos y procedimientos y programas como Office.

En el plano personal, estos veintidós años en la Universidad han significado un crecimiento para mí. He aprendido a interactuar con muchas personas, y también valores como la disciplina, el respeto, el compromiso y la camaradería.

5. Creo que las secretarias deben recibir capacitación en Office, inglés, expresión oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones públicas, redacción y ortografía, así como asesoría en presentación personal.

Gloria Yineth Perilla Enciso
Coordinación de Comunicaciones
Bogotá, D. C.,  12 de mayo de 2015
Imágenes: Departamento de Comunicación y Publicaciones

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